Kiralık araçla trafik kazası yaşandığında öncelik, herkesin güvenliğini sağlamak ve olayın doğru şekilde belgelenmesidir. Sürücülerin sakin kalması, kaza yerinde gerekli güvenlik önlemlerini alması, maddi hasarlı kazalarda anlaşmalı kaza tespit tutanağını eksiksiz doldurması ve kiralama şirketini zamanında bilgilendirmesi gerekir. Özellikle kktc araç kiralama hizmetlerinden yararlanan sürücüler, kiralama sözleşmesindeki bildirim prosedürlerini ve bölgesel trafik uygulamalarını önceden incelemelidir. Böylece sigorta değerlendirmesi, hasar süreci ve olası sorumlulukların belirlenmesi daha sağlıklı yürütülebilir.

Kaza yerinde güvenlik önlemleri

Kaza sonrasında ilk yapılması gereken, sürücünün ve yolcuların sağlık durumunu kontrol etmektir. Yaralanma, bilinç kaybı, yangın riski veya ciddi araç hasarı varsa derhâl acil yardım çağrılmalı ve güvenli bir noktaya geçilmelidir. Araçlar hareket ettirilebiliyorsa trafik akışını tehlikeye atmayacak bir konuma alınabilir; ancak konum değişikliği yapılmadan önce olayın genel görünümünü gösteren fotoğraflar çekilmesi önemlidir.

Dörtlü flaşörler çalıştırılmalı ve uygun durumlarda reflektör veya uyarı üçgeni kullanılarak diğer sürücüler uyarılmalıdır. Gece, yağışlı hava, viraj, görüş mesafesinin düşük olması ya da yoğun trafik gibi koşullarda kaza alanına yaklaşan araçlar için daha geniş bir güvenlik mesafesi bırakılmalıdır. Yakıt sızıntısı veya elektrikli araçlarda batarya hasarı şüphesi varsa araca müdahale edilmemeli ve yetkili ekiplerin yönlendirmesi beklenmelidir.

Kaza yerinde taraflar arasında tartışmaya girmek, kusur kabul eden ifadeler kullanmak veya karşı tarafa ödeme sözü vermek doğru değildir. Tutanağa yalnızca gözlemlenebilen bilgiler yazılmalı, değerlendirme ve kusur oranı sigorta birimleri tarafından belirlenmelidir. Polis veya trafik ekiplerinin olay yerine çağrılması gereken durumlar arasında yaralanma, kamu malı hasarı, tarafların anlaşamaması, sürücülerden birinin belgesiz ya da alkollü olması ve araçlardan birinin olay yerinden ayrılması bulunabilir.

Taraf ve araç bilgilerinin doğru yazılması

Kaza tespit tutanağında sürücülerin kimlik ve iletişim bilgileri, sürücü belgesi bilgileri, araç plakaları ve sigorta poliçesine ilişkin veriler okunaklı biçimde yazılmalıdır. Kiralık araçlarda ruhsat sahibi veya sigorta ettiren kişi çoğu zaman sürücüden farklı olduğundan, araç üzerindeki belgelerde yer alan bilgiler ile kiralama sözleşmesindeki bilgiler karıştırılmamalıdır. Sürücü, kendi bilgilerini doğru şekilde yazmalı ve aracın kiralık olduğunu gerektiğinde ilgili alanda belirtmelidir.

Araç markası, modeli, plaka numarası ve hasarın bulunduğu bölümler dikkatle kontrol edilmelidir. Hasar yalnızca görünen çiziklerden ibaret olmayabilir; tampon bağlantıları, far yuvaları, kapı aralıkları veya jant çevresindeki deformasyonlar da fotoğraflanmalıdır. Tutanakta olayın tarihi, saati, yeri, yol koşulları ve araçların hareket yönleri açıkça belirtilmeli; kroki bölümünde çarpışmanın nasıl gerçekleştiği mümkün olduğunca anlaşılır biçimde gösterilmelidir.

Tutanak imzalanmadan önce tüm alanlar birlikte gözden geçirilmeli, boş bırakılan bölümlerin sonradan doldurulmasına izin verilmemelidir. Taraflardan biri bilgileri paylaşmıyor, belge imzalamıyor veya olayın anlatımı üzerinde anlaşamıyorsa anlaşmalı tutanakta ısrar edilmemeli ve yetkili kolluk birimlerinden yardım istenmelidir. Kiralama sözleşmesinde belirtilen ek sürücü kuralları da kontrol edilmeli; aracı sözleşmede adı bulunmayan bir kişi kullanıyorsa bu durum şirket ve sigorta açısından ayrıca değerlendirmeye alınabilir.

Fotoğraf ve tanık bilgilerinin toplanması

Fotoğraflar, kaza tutanağındaki anlatımı destekleyen en önemli kanıtlardan biridir. Araçların olay anındaki konumunu, yol çizgilerini, trafik levhalarını, kavşak düzenini, fren izlerini ve çevredeki görüş koşullarını gösteren geniş açı görüntüler alınmalıdır. Daha sonra her iki aracın plakası, hasarlı bölümleri ve birbirine göre konumu ayrı ayrı fotoğraflanabilir. Görüntülerin düzenlenmemiş ve mümkünse tarih bilgisi korunmuş hâlde saklanması yararlıdır.

Fotoğraf çekilirken çevredeki kişilerin özel alanına gereksiz şekilde girilmemeli ve trafik güvenliği tehlikeye atılmamalıdır. Hasarın küçük görünmesi, ileride ortaya çıkabilecek mekanik veya elektronik sorunların bulunmadığı anlamına gelmez. Bu nedenle aracın teslim alınması sırasında mevcut hasar kayıtlarıyla kaza sonrası görüntüler karşılaştırılmalı, yeni oluşan her çizik veya deformasyon kiralama şirketine bildirilmelidir.

Kazayı gören kişilerin adı, telefon numarası ve olayla ilgili gözlemleri not edilebilir. Tanıkların, taraflardan biriyle ilişkili olup olmadığı da mümkünse belirtilmelidir. Görgü tanıkları olayın oluş biçimini doğrudan açıklayabilir; ancak tanıklardan belirli bir ifade vermeleri istenmemeli, yalnızca iletişim bilgilerinin doğru alınmasına dikkat edilmelidir. Yakındaki güvenlik kameralarının bulunabileceği iş yerleri veya otoparklar da tutanakta ayrıca belirtilebilir.

Anlaşmalı tutanak şartları

Anlaşmalı maddi hasarlı kaza tespit tutanağı, genellikle yalnızca tarafların kazanın oluş şekli konusunda uzlaştığı ve yaralanma bulunmayan durumlarda kullanılabilir. Tarafların geçerli sürücü belgesine sahip olması, araç ve sigorta bilgilerinin paylaşılması ve her iki sürücünün de tutanak içeriğini kabul ederek imzalaması gerekir. Şartlardan biri karşılanmıyorsa olayın yetkili görevlilerce değerlendirilmesi daha güvenlidir.

Tutanakta ilgili seçenekler işaretlenirken yalnızca kazanın gerçek koşullarını açıklayan kutular seçilmelidir. Her aracın hareket yönü, çarpışma noktası ve olayın akışı krokiyle tutarlı olmalıdır. İmzalar atıldıktan sonra metin üzerinde değişiklik yapılmamalı; eksik veya hatalı bilgi fark edilirse ilgili prosedür kapsamında yeni belge düzenlenmesi ya da kiralama şirketinden yönlendirme alınması tercih edilmelidir.

Sürücülerden biri olay yerinde alkollü, uyuşturucu etkisinde, agresif veya sağlık açısından araç kullanamayacak durumda görünüyorsa anlaşmalı tutanak düzenlenmemelidir. Kamu altyapısına zarar verilmesi, yaralanma, ölüm, yüksek tutarlı hasar şüphesi ya da tarafların kusur konusunda ciddi biçimde anlaşmazlığa düşmesi de kolluk birimlerine başvurmayı gerektirebilir. Kiralık aracın sigorta kapsamı, muafiyet tutarı ve kaza bildirimi için öngörülen süre sözleşmeden kontrol edilmelidir.

Tutanağın kiralama şirketine iletilmesi

Kaza tespit tutanağı tamamlandıktan sonra kiralama şirketi mümkün olan en kısa sürede bilgilendirilmelidir. Şirketin acil destek veya hasar bildirim hattı varsa öncelikle bu kanal kullanılmalı; tutanak, fotoğraflar, sürücü belgesi ve kaza koşullarını açıklayan diğer belgeler talep edilen yöntemle gönderilmelidir. Bildirim yapılmaması veya geciktirilmesi, hasar incelemesinin uzamasına ve sözleşmedeki yükümlülüklerin ihlal edilmesine neden olabilir.

Kiralama şirketine aktarılacak bilgiler arasında kazanın tarihi ve saati, konumu, diğer aracın plakası, tarafların iletişim bilgileri, varsa polis veya olay numarası ve aracın mevcut durumu bulunmalıdır. Araç hareket edemiyorsa çekici çağırmadan önce şirketten onay alınması gerekebilir. Yetkisiz tamir, parça değişimi veya hasarı gizlemeye yönelik herhangi bir işlem sigorta değerlendirmesini olumsuz etkileyebilir.

Teslim sırasında araçta oluşan hasar, teslim formuna ve varsa fotoğraflı hasar raporuna işlenmelidir. Sürücü, imzaladığı tutanakların ve şirkete gönderdiği belgelerin kopyalarını saklamalı; hasar bedeli, muafiyet, depozito kesintisi veya ek ücretlerle ilgili açıklamaları yazılı olarak istemelidir. Kiralama işlemi kıbrıs rent a car hizmeti üzerinden yapılmışsa şirketin bulunduğu bölgedeki bildirim yöntemi, sigorta koşulları ve resmi başvuru gereklilikleri sözleşmeye göre ayrıca doğrulanmalıdır.